こんにちは。電話が鳴り放題掛け放題の部署に5年ほどいたじんまいです。
さて、今年度も3ヶ月が過ぎようとしています。
入社や異動が済んで、1人である程度の仕事は進められるようになってきた&なるように期待されている時期でしょう。
そこで大きな壁になるのが「電話」です。
特に、新卒であれば固定電話に出る経験すら無い人も多いでしょう。
電話がなったらパニック、出てもパニック。何も分からん…という感じで電話嫌いのループに陥ることもあるでしょう。
電話の性質上、リアルタイムで周りから助けてもらうことも難しく、1人である程度こなさなければいけないプレッシャーときたら…
そんな方にこそオススメしたいのが、
電話の名乗りを丁寧にする
この記事では
- お電話ありがとうございますはおかしいのか
- 名乗り方の具体例
- 丁寧に名乗るメリット
- 苦手を乗り越える方法
を解説していきます。
まずは、名乗りでよく使われている「お電話ありがとうございます」についてです！
お電話ありがとうございますはおかしいのか
結論、「お電話ありがとうございます」はおかしくありません。
ビジネスで電話をする相手と言うのは、お客さまであったり関係会社であったり、少なからず利害関係のある人です。
これから発注をしてくれるかもしれないし、ご意見を下さるかもしれない。仕事の調整かもしれない。なんであれ、何かしらのプラスがあるはずです。
そんな人が電話を掛けてきてくれたのですから、難しく考えずに「ありがとうございます」でいいと思います。
文章的には「お電話いただき、誠にありがとうございます」が正しいのだとは思いますが、流石に長くてクドイ印象を与えてしまいます。
ビジネス敬語と同様に定型文だと割り切りましょう。
名乗り方の具体例
では、名乗りを丁寧にするとは具体的にどのようなことでしょうか？
電話を受ける側なのであれば
お電話ありがとうございます。〇〇会社の〇〇でございます。
電話を掛ける側なのであれば
お世話になっております。わたくし、〇〇会社の〇〇と申します。恐れ入りますが〜
のように枕詞やクッション言葉を付け加え、感謝の気持ちを前面に押し出していくのが丁寧な出方です。
丁寧に名乗るメリット
丁寧に名乗ることにはどのようなメリットがあるのでしょうか？
主に以下の3つがメリットだと考えています。
- 大多数の人には好印象
- 気持ちを切り替えられる
- 電話のペースを乱されない
した２つはよくわかんねーな！
一つずつ解説していきます！
大多数の人には好印象
丁寧に名乗ることで、電話相手はどう思うでしょうか？
大多数の人が好感を持つと思います。
等々、プラスのイメージを与えることができます。
このプラスのイメージは今後の電話対応にもプラスに働きます。
例えば、その後の対応に手間取ってしまっても、プラスの印象を持ってもらっていると甘めに見てもらえることが多いです。
上手くできない部下や、手際の悪い店員でも、一生懸命さが伝わってくると悪い気にはならないアレです！
逆に、テキトーに電話に出てしまうと悪い印象を植え付けてしまます。
…なんか気になるぞ？
第一印象が悪くなってしまったせいで、懐疑的な目で見られてしまうため、少しのミスや手際の悪さも追求されます。
結果、対応しづらくなってしまいますので、丁寧に名乗るのは自分にとってもプラスに働くことが多いのです。
中には
さっさと要件だけ話させろ。
という方もいますが少数派です。
少数派に絞って、短く簡潔に出ることを意識するよりは、多数派をターゲットに丁寧に対応したほうが全体を見た時のトラブルは少ないでしょう。
私の経験上、名乗りが長くて文句を言う人はなんに対しても文句を言います。
気持ちを切り替えられる
「お電話ありがとうございます」と定型文を喋ることで落ち着く時間が数秒ですが生まれます。
その数秒間は自身を電話モードに切り替えるのに十分な時間です。
また、メモ帳やペン、資料を用意する時間稼ぎにもなります。
電話苦手原因1位の相手の名前が聞き取れない。に対して心を落ち着けて名乗りを待ち、メモを取るというムーブができます。
さらに、電話相手も心の準備をする時間ができます。
電話相手だってきっとドキドキしています。
例えば、お店に予約の電話を入れたり、メーカーサポートに連絡する時どうですか？
なんて話しだせばいいのか。上手く伝わるだろうかと不安を持っていると思います。
そんな時、「お電話ありがとうございます」と予備動作が入ることで、相手も電話に集中できる数秒間が生まれ、電話の内容が分かりやすくなるメリットもあります。
電話のペースを乱されない
「お電話ありがとうございます」と加えることで、こちらの名乗りの頭切れがなくなり、名前を聞き返されることが減ります。
頭切れしても、「お電話ありがとうございます」が切れるだけだから問題なし！
スマホに慣れていない人は、電話をかける操作をした後になかなか耳に当てません。(偏見すみません)
私自体が電話に慣れなさすぎてそんな感じです
名乗った後に、「もしもし？聞こえてますか？」みたいなやりとりをしてもう一度名乗り直す。なんて経験もあるのでは無いでしょうか？
あのなんとも言えない空白の時間は自身のペースを乱し、緊張感が悪い意味で抜けてしまうので、避けれるに越したことはありません。
そんな空白の時間を作ってしまわないためにも、丁寧な出方は一役買ってくれるのです。
苦手な電話を乗り越える方法
まず、一番にオススメしたいのは録音機の導入です。固定電話に後から追加できるタイプもあり、
- 受話器を上げたら自動で録音
- 再生もワンタッチで早回しもできる
- ロックをかけて消えないよう設定
と言った感じで最強のアイテムです。
以前の職場ではこの製品を使ってました。
会社に頼むにはちょっと高いな…
コレがあればメモは本当に適当で大丈夫。大体の概要がわかれば細かいことは録音頼り。
相手の名前が聞き取れなかったとしても同様に録音を確認するだけ。
相手の言ってることが分からなくても、聞き取れなくても、とりあえず明るく返事をして電話を切るか保留をかけて聞き直せばOK！
誰かに電話をかけてきてる〇〇会社の〇〇さま。
とほとんど内容を理解できていなくても、繋いで欲しいということだけ分かれば保留をかけて録音を聞いて確認すればいいのです。
録音機さえあれば心理的なハードルが爆下がりします！
社内的に導入ハードルがあるのが惜しいところだな
２つ目にメンタル面ですが、「電話を失敗したところで相手は何もできない」という考えを持ちましょう。
いかに上手ではない対応をしたところで、いいところ電話越しに怒鳴られるくらいです。
死にやしませんし賠償を命じられるわけでもありません。
そのくらいの軽い気持ちで電話対応したほうが、変にプレッシャーが掛からないので精神的にもおすすめです。
なぜなら、電話は数をこなしていけば、いずれ慣れます。
それまでにトラウマになったり、また失敗したらどうしようと過度なプレッシャーを感じてしまうのが問題なのです。
頼れる物は最大限活用して、軽い気持ちで数を重ねて慣れてしまいましょう！
まとめ
「お電話ありがとうございます」はおかしいのかどうか、電話で丁寧に名乗ることのメリットでした。
全くおかしくない&たくさんメリットがあることを解説していきました。
新卒の方は電話自体が苦手であったり、ビジネスでの電話の難しさに圧倒されていると思います。
「お電話ありがとうございます」を駆使して、少しでも電話への抵抗感を減らして、数を重ねてください。
いつか慣れて、普通にできるようになるので変に焦らず軽い気持ちで挑戦してみてくださいね！
最後までお読みいただきありがとうございました！
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