こんにちは。心配性のにんじんです。
ケアレスミスっていつまで経っても無くならないし、誰であろうと起こってしまいますよね？
仕事でも小さなミスをした時に、まず言われるのが
「確認不足」
だと思います。
でも、それって本当に「確認不足」でしょうか？
一口に確認不足と言っても、色々なパターンがあり原因も様々なのです。
その人固有の原因を追求しないと、確認不足はいつまで経っても治せません。
今回は
- 確認不足の種類
- 原因の特定と対処法
について
10年間、先輩部下関係なく、「確認不足」と怒られてきた人たちの相手をしてきた筆者が解説していきます。
確認不足の種類
一言で確認不足と言っても複数種類があります。
私の社会人生活でよく見かけるタイプは
- ノーマル確認不足
- 確認の仕方がわからないタイプ
- 確認しても抜けるタイプ
- 確認するという発想自体が無いタイプ
です。
原因が違うと対策も変わってくるぜ！
ノーマル確認不足
まずは、1番わかりやすいノーマル確認不足タイプです。
このタイプは単純明快です。
- 確認をしなければいけないことは分かっている
- 確認不足になってしまった理由を自身で認識している
例えば、
・資料ができたタイミングで確認作業をしたかったが、期限間近で時間がなかった。
・急遽の仕事やリアルタイムに対応する必要のある仕事でパニックになり抜け落ちてしまった。
・このくらい良いかと省略してしまった。
のように、確認しなければいけない認識はあるものの、なんらかの理由で確認ができなかった。
自身で反省点が分かっているタイプです。
この人たちは失敗を反省し、確認を意識して仕事に取り組み次に活かすようにすれば大丈夫になります。
先ほどの例であれば
時間がなかった→確認する時間も含めて、予備日をスケジュールに組み込む。確認する時間を取れるよう早めに仕事に取り掛かる
パニックになった→パニックにならないよう、事前に想定や準備できることはしておく。パニックになった時に落ち着けるようなルーティンを作る
このくらい良いや→痛い目見たのを反省して同じ失敗を繰り返さない。自然と確認する流れになるようルーティンや仕組み化する
など、原因が分かっているのでそれに対処して、経験を積んでいけば早かれ遅かれ、確認不足によるミスは減っていきますので安心して大丈夫です！
このタイプは必要以上に気にしたり卑下する必要はないですよ！
確認の仕方が分からないタイプ
次に、確認の仕方が分からないタイプです。
ここは確認しなくては！と大切な要所は理解しているものの、調べ方や裏付けの取り方、確認の仕方が分からず上手くできないタイプです。
このタイプも全然大丈夫です。
資料の整理整頓や、大切な決まり事をエクセルにまとめておいたり、それでも分からないことは
分かる人に素直に聞きましょう！
聞いたことは記録して、次回以降は自分で確認できるようにする。
こうやって経験を積み重ねて引き出しを増やしていくことで自然とできるようになっていきます。
やり方が分からないなら勉強すればいいってことだな！
確認しても抜けるタイプ
ここからが少し難しいタイプです。
必要なところで確認をしているし、方法も適切なのに間違いに気づくことができない、見落としてしまうタイプです。
ケアレスミスが絶えず、上司に確認不足だろ！と怒られる日々。
ちげーっす！確認はしてるんす！！
と、どうしたら良いのか悩んでしまう。
過度な確認グセに繋がり、仕事が遅くなったり他の部分で悪影響が出ることもありドツボにハマっていくことも珍しくありません。
個人的には、このタイプの人はそんな心配しなくても大丈夫！と思っています！
確認すること自体はできているので、あとは意識や経験の問題なのです。
何度も同じ場所を見落とせば、ここは気をつけよう！と意識するようになります。
経験を積めば、間違い自体に直感的に気づくようになったり、間違えやすいポイントや間違えたら大事になるポイントも分かってきます。
それがわかるようになれば話は早い。
某猫のように「ヨシッ」と指差呼称をしたり、口に出して読むとか、見る以外の動作を加えていけば良いのです。
それでもどうしても抜けてしまうのであれば、Excelデータであれば条件付き書式を付けたり、IF文で正誤の判定をさせたり、ある程度は機械にチェックしてもらえればいいのです。
見なきゃいけないポイントさえ分かっていれば機械化できる！
確認するという発想自体がない
これが一番厄介で、自信の力で解決するのは難しいかもしれません。
確認する
という発想すらない猪突猛進タイプです。
何が厄介か。というと、何かミスをした場合に周りから
ちゃんと確認したか？
と聞かれることがあると思います。
なぜなら、確認をしたが見落としたのか、そもそも確認していないのか。で対処方法も変わってくるからです。
ここでこのタイプは、
確認してません！！
と答えるのです。
周りの人も、なんで確認しなかったの？という方向に話が進み、
当人も
…なんでだ？
次からは確認しなさいね！
確認しなさい！と言ったって効果はありません。
なぜなら、確認するということ自体が思い浮かばないから。どんな時に確認すれば良いかすら分かっていないのです。
そもそも確認しなきゃいけないと思ってない状態なんだな…
ではどうすればいいのでしょうか。
まずは確認の必要性を説いていく必要があるでしょう。
他人の失敗や自信の失敗談を元に、
確認をしなければ間違いに気付くことができず、こうなってしまう。
と失敗時のリスクを理解することで、確認という行為自体が頭に浮かぶようになるでしょう。
それでもダメな場合はさらに深掘りをしていきます。
リスクを認識した上で確認しないということはリスクの大きさを誤って捉えて軽視している可能性があります。
失敗した時の損失を、具体的に数字や規模で説明するのがオススメです。
この作業でミスったら、この部署からやり直し。とか、クレームになって対応に8時間かかって始末書になる。とか、数千万の機械が壊れるとかですね。
そうこうして、上手く確認できない原因が「発想自体ない」から他のタイプに移っていれば出来るようになったも同然です。
先述のような対策をしていけば、確認の精度は次第に上がっていくでしょう。
ですが、確認の重要性を認識した後でも、実際の場面になると確認するという行為が思い浮かばない。
そんな場合には、仕組み化してルーティンにしてしまうしかありません。
例えば
- 資料の欄外に確認したことをチェックする項目を作る
- メモを取っていたとしても受付票や報告書に転記する
- リスクの高い場面ではダブルチェックを導入する
と言ったように、プロセスの中に確認を組み込み強制させるのです。
そうして強制されていく中で、確認したことで救われたことを幾度となく経験するでしょう。
成功体験を積むことで、少しづつ確認が習慣化していくことが望めます。
このタイプは本当に難しい。少なくとも最初の一歩は誰かの力を借りないと無理ゲーかも…
確認という行為自体をいつまで経ってもしてくれない仲間がいたら、この可能性を考えてみてくれ！
まとめ
確認不足で失敗した時の真の原因についてでした。
一口に確認不足と言っても原因は多岐にわたります。
確認しろ！確認不足だ！と頭ごなしに言われてしまうことも多いですが、原因を深掘りして、自信の状況にあった対策を続けていきましょう！
だんだんとミスが減って怒られなくなっていきますよ！
たまにのミスは笑って終わらせてもらえるからな！まずは減らすことが大切だぜ！
指導をする側で、ミスの多い部下、何度言っても確認すらしてくれない後輩に困っている。
私も現在進行形で日々悩まされています。
そんな時は、
なんで確認できなかったの？
と、理由を聴いてみてください。
分からない。と言われたらほぼ間違いなく、確認作業という発想すらないタイプです。
しっかり原因を見極めて、その人に合った対処を一緒に考える。
それこそが先輩や上司に求められることなのかなと日々思い知らされています。
解決の糸口になったら幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
コメント